Videl som firmy, ktoré investovali do softvéru desiatky tisíc eur a po roku sa vrátili k papieru alebo k tabuľkám, na ktoré boli zvyknuté. Nebolo to preto, že by softvér bol zlý. Bolo to preto, že sa zmenil nástroj, ale nezmenil sa spôsob, akým ľudia vo firme skutočne pracujú.
Prečo nový softvér sám osebe nič nevyrieši
Softvér je len nástroj. Nerozhoduje, kto do neho zapíše dáta, kedy ich zapíše a či ich vôbec zapíše pravdivo. Ak zamestnanec predtým vypĺňal papierový formulár na poslednú chvíľu, tesne pred kontrolou, bude s vysokou pravdepodobnosťou robiť presne to isté aj v novom systéme, len namiesto papiera použije klávesnicu.
Firma si často kúpi softvér s predstavou, že problém neefektívnych procesov vyrieši samotná technológia. V skutočnosti technológia len zrýchli alebo spomalí to, čo sa vo firme deje aj tak. Ak je proces nejasný, digitalizovaný proces bude rovnako nejasný, len rýchlejšie neprehľadný.
Kde sa digitalizácia najčastejšie zasekne
Z praxe poznám tri najčastejšie miesta, kde digitalizácia zlyhá, aj keď samotný softvér funguje bezchybne.
- Zamestnanci naďalej používajú starý spôsob popri novom systéme, pretože im nikto jasne nepovedal, že starý spôsob prestáva platiť.
- Nový systém kopíruje starý neefektívny proces namiesto toho, aby ho zjednodušil, takže firma má rovnaký chaos, len v elektronickej podobe.
- Vedenie firmy nesleduje, či sa dáta v systéme skutočne zapisujú priebežne a pravdivo, takže systém sa postupne stáva len formálnou povinnosťou.
Vo všetkých troch prípadoch problém nie je v technológii. Je v tom, že sa zmenil nástroj, ale nie návyk ľudí, ktorí s ním majú pracovať.
Čo znamená skutočne zmeniť návyk
Zmena návyku znamená, že nový spôsob práce sa stane jednoduchšou voľbou než starý. Ak je zapísanie informácie do systému rýchlejšie a pohodlnejšie než zápis do papierového zošita, zamestnanec prirodzene siahne po systéme, nie preto, že musí, ale preto, že je to pre neho menej námahy.
Toto je dôvod, prečo je pri zavádzaní digitalizácie dôležitejšie sledovať prvé týždne používania, než samotný výber softvéru. Ak sa v prvých týždňoch nezachytí, že sa niekto vrátil k starému spôsobu, tento návyk sa upevní a neskôr sa oveľa ťažšie mení.
Softvér zmení, ako rýchlo sa dá niečo urobiť. Návyk rozhodne, či sa to urobí vôbec.
Prečo sa návratnosť investície ukáže až neskôr
Firmy, ktoré čakajú okamžitú úsporu času hneď po zavedení nového systému, bývajú sklamané, pretože prvé týždne sú vždy pomalšie. Ľudia sa učia nové rozhranie, hľadajú funkcie, ktoré predtým nepotrebovali. Skutočná úspora sa prejaví až vtedy, keď sa nový spôsob práce stane rovnako automatickým, ako bol ten predchádzajúci.
Práve toto obdobie medzi zavedením systému a jeho skutočným zžitím sa vo firmách najčastejšie podceňuje, a práve v ňom sa rozhoduje, či sa investícia do digitalizácie vráti, alebo skončí ako drahý nástroj, ktorý po roku nikto nepoužíva.